Rio Financial Services, Inc. - Política de gastos excesivos o de lujo

A. Objetivo

El objetivo de esta política es establecer parámetros y controles internos que rijan los gastos de Rio Financial Services, Inc. (la "Compañía" y junto con sus subsidiarias y afiliadas controladas, en lo sucesivo, la "Organización"). Los gastos de la Organización deben ser habituales, prudentes, consistentes con las leyes y reglamentos aplicables y razonablemente relacionados con los objetivos y necesidades comerciales de la Organización. Esta política identifica los gastos que son excesivos o gastos de lujo, crea procesos que están razonablemente diseñados para eliminar dichos gastos y establece la responsabilidad por el cumplimiento. Los gastos operativos de rutina, los gastos de capital y otros gastos razonables no están prohibidos por esta política.

B. Potestad

La Organización tiene la potestad para proporcionar compensaciones y beneficios que sean razonables. Esta política establece una prohibición de gastos excesivos o gastos de lujo según lo exigen las reglamentaciones del Programa de Inversión de Capital de Emergencia del Departamento del Tesoro (31 CFR parte 35), y según lo exijan otras leyes y reglamentos aplicables.

C. Responsabilidad

Esta política es responsabilidad de la Junta Directiva de la Compañía (la "Junta"). La Junta ha aprobado esta política y revisará el cumplimiento de esta política con una frecuencia no menor a una vez al año, y los datos resumidos sobre gastos excesivos o lujosos se informarán a la Junta como parte de la revisión de cumplimiento.

D. Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados, funcionarios y directores de la Organización con respecto a cualquier gasto de la Organización. Al realizar un gasto en nombre de la Organización, los empleados, funcionarios y directores deben considerar si el este es excesivo o de lujo y está prohibido por esta política.

E. Política de gastos excesivos o de lujo

"Gastos excesivos o de lujo" se refiere a los gastos excesivos en cualquiera de los siguientes en la medida en que no sean gastos razonables o apropiados, según lo determine la Junta, para el desarrollo comercial, desarrollo del personal, incentivos de rendimiento razonables, gastos operativos, mejoras de capital u otras medidas razonables similares realizadas en el curso normal de las operaciones comerciales de la Organización:

(1) Entretenimiento o eventos. Esta categoría incluye honorarios; cuotas; costos de boletos relacionados con clubes, actividades, celebraciones u otros eventos sociales, atléticos, artísticos y gastronómicos; y gastos similares. Los gastos por contribuciones benéficas y eventos benéficos no están incluidos en esta categoría. Los gastos de entretenimiento o eventos por un monto que exceda los
$15,000 deben ser aprobados por la Junta.

(2) Reformas de oficinas e instalaciones. Esta categoría incluye costos y asignaciones para la renovación de oficinas, incluidos los gastos relacionados con muebles, arte, personalización de oficinas, acabados interiores, diseño y decoración, y gastos similares. Los gastos de renovación de oficinas e instalaciones por un monto superior a $25,000 deben ser aprobados por la Junta.

(3) Aviación u otros servicios de transporte.

(i) Esta categoría incluye tarifas de fletamento, boletos, tarifas de amarre o atraque, pagos a plazos de vehículos, gastos de reserva y agencia de viajes, y gastos similares asociados con servicios de transporte (p. ej., línea aérea, tren, alquiler de autos o camionetas). El millaje reembolsable de acuerdo con las tarifas actuales de millaje del Servicio de Impuestos Internos está exento de esta política. Los servicios de transporte por un monto inferior a $5,000 por instancia, y $20,000 en un total anual por individuo, están exentos de esta politica.

(ii) El director ejecutivo puede establecer o delegar en un oficial ejecutivo apropiado la autoridad para establecer procesos para el reembolso de gastos de viaje razonables, cuyos procesos deben ser revisados por la gerencia ejecutiva con una frecuencia no menor a una vez al año.

(4) Recaudaciones de impuestos. Esta categoría incluye cualquier reembolso de impuestos adeudados con respecto a cualquier compensación. Esta categoría no se aplica a los acuerdos de nivelación de impuestos para empleados sujetos a impuestos de una jurisdicción fuera de los EE. UU.

(5) Otros elementos, actividades o eventos similares por los cuales la Organización puede anticipar razonablemente incurrir en gastos o reembolsar a un empleado por incurrir en gastos.

(i) Los gastos relacionados con otros elementos no enumerados en las categorías anteriores están exentos de esta política en un monto inferior a $10,000 por instancia, y junto con todos los gastos permitidos en virtud de esta política, no puede exceder los $20,000 sobre una base agregada anual por individuo.

(ii) Para evitar dudas, los gastos operativos razonables y las inversiones de capital en instalaciones, tecnología, equipos y elementos similares que amplían la capacidad a largo plazo de la Organización para proporcionar productos y servicios a sus clientes y la comunidad no son excesivos ni lujosos.

(iii) El director ejecutivo puede establecer o delegar en un oficial ejecutivo apropiado la autoridad para establecer procesos para la evaluación y aprobación de gastos en las categorías anteriores que no sean gastos de lujo o excesivos y que no estén exentos de esta política. Estos procesos deben ser revisados por la gerencia ejecutiva con una frecuencia no inferior a una vez al año, así como cualquier monto de gasto límite adicional por artículo, actividad o evento, o un monto de gasto límite por empleado que reciba el artículo o participe en la actividad o evento conforme a esta política. Dichas aprobaciones deben informarse a la Junta (que puede ser en un formato de resumen apropiado) con una frecuencia no inferior a una vez al año.

F. Excepciones o incumplimientos

(1) Cualquier excepción o incumplimiento de esta política debe informarse de inmediato a los siguientes miembros de la Organización:
(i) Director ejecutivo.
(ii) Oficial con la responsabilidad principal de la función de cumplimiento de la Organización.
(iii) Oficial designado con la responsabilidad principal de supervisar la administración, el seguimiento y el cumplimiento de esta política. Las excepciones y los incumplimientos deben ser reportados a la Junta con una frecuencia no inferior a una vez al año, o con una frecuencia mayor
según lo justifique la naturaleza y la gravedad de la infracción. Todos los empleados, funcionarios y directores de la Organización deben adherirse a esta política y serán responsables de su cumplimiento. Cualquier empleado o funcionario que viole esta política puede estar sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.

(2) Cualquier empleado o funcionario que tenga conocimiento de cualquier circunstancia que pueda indicar una violación de esta política debe informar dicha circunstancia a su supervisor o al principal funcionario de cumplimiento o grupo de cumplimiento de la Organización. La Organización prohíbe las represalias contra cualquier empleado o funcionario por hacer un informe de buena fe de violaciones reales o sospechadas de esta política. Un hallazgo de represalia contra cualquier empleado o funcionario puede resultar en una acción disciplinaria que puede incluir el despido. El hecho de no informar de inmediato las violaciones conocidas por parte de otros también puede considerarse una violación del código de conducta de la Organización.

(3) Los empleados y funcionarios pueden hacer preguntas, plantear inquietudes o informar instancias de incumplimiento de esta política y/o cualquiera de las políticas relevantes subyacentes existentes comunicándose con: v.carreon@rio.bank .